Nowe, dnia 07 grudnia 2018r.

 

Nasz znak: IKS.271.97.2018.MC

                                                               

              ZAPYTANIE OFERTOWE

 

Urząd Gminy w Nowem, zwraca się z zapytaniem ofertowym na dostawę nowych artykułów biurowych, materiałów eksploatacyjnych oraz druków akcydensowych wg załączonej grupy asortymentowej na wykonanie zamówienia o wartości netto poniżej 30 000,00 euro.

 

W niniejszym postępowaniu nie stosuje się przepisów ustawy Prawo  Zamówień Publicznych – ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. ( Dz. U. z 2017r. poz. 1579 z późn. zm). Zamówienie udzielane jest z pominięciem ustawy na podstawie art. 4 pkt 8.

 

I.       Nazwa i adres ZAMAWIAJĄCEGO:

Gmina Nowe, Plac Św. Rocha 5, 86 – 170 Nowe,

tel. 052 33 37 210, fax. 052 33 28 466.         

W imieniu zamawiającego postępowanie prowadzi: Magdalena Cichowicz,

tel. 052 33 37 250, e-mail: zamowienia@gminanowe.pl

II.               Przedmiot zamówienia

1.      Nazwa przedmiotu zamówienia:

„Zakup i sukcesywna dostawa artykułów biurowych, materiałów eksploatacyjnych oraz druków akcydensowych dla Urzędu Gminy w Nowem.”

 

2.   Opis przedmiotu zamówienia

Opis znajduje się w załącznikach nr 1a, 1b, 1c (Asortymentowy wykaz artykułów biurowych i materiałów eksploatacyjnych) wraz z załączonymi 5 wzorami druków.

 

KOD CPV – 30192000-1 Wyroby biurowe

                    - 30197600-2  Papier i tektura gotowe

                    - 30197642-2  Papier fotokopiujący i kserograficzny

                    - 30190000-7  Różny sprzęt i artykuły biurowe

                     -30197000-6   Drobny sprzęt biurowy  

 

Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości artykułów biurowych, materiałów eksploatacyjnych oraz druków akcydensowych w stosunku do wymienionych w załącznikach nr 1a, 1b, 1c (Asortymentowy wykaz artykułów biurowych i materiałów eksploatacyjnych). Ilości podane w załącznikach są ilościami maksymalnymi.

 

                 3. Zamawiający dokonał podziału zamówienia na części:

 

CZĘŚĆ I ZAMÓWIENIA    – Dostawa artykułów biurowych

CZĘŚĆ II ZAMÓWIENIA  – Dostawa materiałów eksploatacyjnych

CZĘŚĆ III ZAMÓWIENIA – Dostawa druków akcydensowych

 

Wykonawca może złożyć ofertę na jedną, dwie lub trzy części zamówienia.

 

 

III. Sposób złożenia oferty

1. Zamawiający żąda przedłożenia po 1 sztuce następujących artykułów (próbki)-     DOTYCZY TYLKO I CZĘŚCI ZAMÓWIENIA:

    a) Korektor taśmowy (poz.I.45),

    b) Długopis z wkładem zwykłym (I.93),

w celu umożliwienia oceny zgodności artykułów z wymaganiami Zamawiającego.

 

Próbki zostaną zwrócone Wykonawcy po wyborze najkorzystniejszej oferty.

 

Nie złożenie w/w artykułów lub złożenie artykułów niezgodnych z wymaganiami Zamawiającego opisanymi w wykazie artykułów biurowych i materiałów eksploatacyjnych nie będzie podlegało uzupełnieniu/poprawie i będzie skutkować odrzuceniem oferty. 

 

2. Wyjaśnienie treści zapytania ofertowego.

Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynie do zamawiającego nie później niż na 3 dni przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynął później niż na 3 dni przed upływem terminu składania ofert, zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający umieści na stronie www.bip.gminanowe.pl. Prosimy zatem o bieżące śledzenie ww. strony internetowej.

 

3. Odrzucenie oferty

 

Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:

1) jej treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego,

2)      zawiera błędy w obliczeniu ceny,

3)      zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,

4)      Wykonawca nie złoży artykułów –próbek opisanych w pkt. III.1 zapytania ofertowego lub złoży artykuły niezgodne z wymaganiami Zamawiającego

 

 

4. Unieważnienie postępowania.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyny, w szczególności gdy wartość najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę jaką przeznaczono na realizację zamówienia.

W przypadku składania oferty przez przedstawiciela, do oferty powinno być dołączone stosowne pełnomocnictwo.

 

V. Miejsce, termin i sposób składania ofert

 

1. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej, w języku polskim (na załączonym formularzu) osobiście/ pisemnie/ listem do dnia 20 grudnia 2018r. do godziny 10:00, w Sekretariacie Urzędu Gminy Nowe pok. nr 26.

 

2. Składając ofertę pisemnie prosimy ją zaadresować na zamawiającego i opatrzyć informacją:

 

                                 Oferta na:

„Zakup i sukcesywną dostawę artykułów biurowych i materiałów eksploatacyjnych dla Urzędu Gminy w Nowem.”

 

 

Nie otwierać przed 20.12.2018r., godz. 10:30

 

 

3.      Ofertę należy sporządzić zgodnie z Załącznikiem 1a, 1b, 1c do zapytania oraz Załącznikiem nr 3 – Formularz ofertowy

4.      Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

5.      W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty. Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia  wyjaśnień w terminie określonym przez Zamawiającego.

6.      Jeżeli Wykonawca zastrzega, ze informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, nie mogą być udostępnione, informacje te należy umieścić w oddzielnej kopercie wewnątrz opakowania oferty, oznaczonej napisem: „Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa.” Informację o zastrzeżeniu dokumentów stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa należy podać również w formularzu ofertowym.

 

V.           Sposób oceny ofert i wybór najkorzystniejszej oferty.

 

1.   Kryterium decydującym o wyborze oferty jest:

                  -  cena (100%) ,

 

2.   Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą ilość punktów (100 pkt) i spełni wymogi określone przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym.

 

3.   Sposób obliczania punktów w kryterium cena - według wzór:

 

            najniższa cena z rozpatrywanych ofert

      niepodlegających odrzuceniu

Ilość punktów = ----------------------------------------------------- x waga (pkt)

cena badanej oferty

 

                        4. W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, ze dwie lub więcej ofert przedstawią taki sam bilans ceny, Zamawiający wezwie Wykonawców do złożenia ofert dodatkowych. Cena w ofertach dodatkowych nie może być wyższa niż cena w ofercie podstawowej.

 

 

 

 

 

VI.             Umowa i termin realizacji zamówienia

 

1.   Wykonawca który złoży najkorzystniejszą ofertę będzie zobowiązany do podpisania umowy w terminie do 14 dni od dnia przesłania informacji
o wyborze oferty najkorzystniejszej.

 

2. Wykonawcy zostaną poinformowani o dokonanym wyborze drogą mailową.

 

3.  Termin realizacji zamówienia:

                     od 2 stycznia 2019r. do 31 grudnia 2019r.

4.  Zmiany umowy:

a) wszelkie zmiany i uzupełnienia treści umowy wymagają pisemnego aneksu,

b) Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian do umowy w przypadku, gdy konieczność zmiany w tym, w zakresie wysokości wynagrodzenia, związana jest ze zmianą powszechnie obowiązujących przepisów prawa (np. w zakresie zmiany wysokości stawki podatku VAT)

 

VII. Informacje dodatkowe

a) Oferty, które wpłyną po wyznaczonym terminie nie zostaną wzięte pod uwagę.

b) Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyboru oferty, odstąpienia od wyboru oferty, zamknięcia bez wybrania którejkolwiek z ofert lub zakończenia przed terminem postępowania bez podania przyczyny.

c) Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni od terminu składania ofert. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

d) Jeśli w trakcie realizacji zamówienia Wykonawca będzie w stanie zaoferować poszczególne produkty objęte zamówieniem za cenę niższą niż podana w ofercie (np. z uwagi na promocje lub rabaty), Zamawiający dopuszcza realizację zamówienia przy cenach niższych.

e) Zgodnie z art.13 ust.1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z04.05.2016,str.1), dalej „RODO”, jeżeli w toku niniejszego postępowania Wykonawca udostępni Zamawiającemu swoje dane osobowe lub dane innych osób, w których jest posiadaniu informuję, że: - administratorem danych osobowych jest Gmina Nowe, Plac Św. Rocha 5, 86 – 170 Nowe, tel. 523337210, - inspektorem ochrony danych osobowych w Gminie Nowe jest Pani Agnieszka Stawicka, e-mail: inspektor@cbi24.pl, - dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art.6 ust.1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, - dane osobowe będą przechowywane,  przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy, - obowiązek podania danych osobowych (jeśli zajdzie taka potrzeba) bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp, - w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art.22 RODO, - osoba, w której posiadaniu danych osobowych jest Zamawiajacy ma prawo: a) na podstawie art.15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, b) na podstawie art.16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ( skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników), c) na podstawie art.18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art.18 ust. 2 RODO ( prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego), d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, ze przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO, - osobie nie przysługuje: a) w związku z art.17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych, prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art.20 RODO, b) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust.1 lit.c RODO

 

 

Załączniki:

1.      a), b), c)Asortymentowy wykaz artykułów biurowych i materiałów eksploatacyjnych.

2.      Wzór oferty

3.      Wzór umowy .

4.      Wzory druków 

 

 

 

 

 

 

                                                                                             Zastępca Burmistrza

 

                                                                                             Zbigniew Lorkowski