ZARZĄDZENIE NR 84/2011

BURMISTRZA NOWEGO

z dnia 6 września 2011 r.

 

w sprawie zawierania umów cywilnoprawnych oraz umów związanych z projektami współfinansowanymi przez podległe i nadzorowane jednostki realizujące zadania Gminy Nowe.

 

 

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 2 i art. 68 w związku z art. 46 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.[1])  zarządza się, co następuje:

 

    § 1.1. Zarządzenie określa:

1)       wymogi dla umów cywilnoprawnych, zwanych dalej „umowami”, zawieranych na potrzeby Gminy Nowe

z osobami fizycznymi, osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi nie posiadającymi osobowości prawnej, w tym z przedsiębiorcami, zwanymi dalej „kontrahentami”;

2)       zasady opiniowania, zawierania i potwierdzania wykonania umów, o których mowa               

w pkt 1);

3)       zasady rejestrowania i przechowywania oryginałów umów.

 

2.      Zarządzenie nie dotyczy umów ze stosunku pracy.

3.      Jednostki podległe Gminy Nowe to jednostki organizacyjne, tj.:

1)       Urząd Gminy w Nowem;

2)       Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Nowem;

3)       Samorządowa Administracja Placówek Oświatowych w Nowem;

4)       Szkoła Podstawowa Nr 2 im. Arkadego Fiedlera w Nowem;

5)       Szkoła Podstawowa w Trylu;

6)       Szkoła Podstawowa w Rychławie im. Jana Pawła II;

7)       Samorządowe Publiczne Przedszkole w Nowem;

8)       Publiczne Gimnazjum w Nowem.

 

4.      Jednostki nadzorowane w Gminie Nowe to:

1)       Centrum Kultury „Zamek”;

2)       Gminna Biblioteka Publiczna w Nowem.;

3)        Samodzielny Publiczny ZOZ Gminna Przychodnia w Nowem.

 

   § 2. 1.W przypadku jednostek podległych stroną umowy jest Gmina Nowe reprezentowana przez Burmistrza  Nowego, natomiast umowę z kontrahentem zawiera:

1)       w Urzędzie – Burmistrz  Nowego w granicach określonych uchwałą budżetową oraz innymi przepisami;

2)       w pozostałych jednostkach podległych - kierownik jednostki w granicach udzielonego pełnomocnictwa.

2.      W przypadku jednostek nadzorowanych stroną umowy jest osoba prawna, reprezentowana zgodnie z zapisami statutu tej osoby prawnej, z zastrzeżeniem pkt 3.

 

3.      W umowach dotyczących projektów współfinansowanych środkami europejskimi konieczne jest wskazanie podmiotu upoważnionego przez beneficjenta spośród jednostek podległych lub nadzorowanych, jeśli jednostki nadzorowane nie mogły być stroną umowy, a wszelkie dokumenty finansowe (faktury VAT, rachunki itp.) powinny być wystawiane na podmiot upoważniony przez beneficjenta.

 

   § 3.1. Zaciąganie zobowiązań oraz dokonywanie wydatków odbywa się w ramach środków określonych w planie finansowym (w tym planie działalności) jednostki podległej lub nadzorowanej.

    2. Osoby upoważnione do składania oświadczeń woli, w tym do zawierania umów, odpowiedzialne są za dokonywanie wydatków w sposób zgodny z prawem, celowy i oszczędny z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.

 

   § 4.1.Umowy, do których zastosowanie ma ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. z 2010 r. Dz.U. Nr 113, poz.759 ze zm.) zawiera się w trybie określonym w tej ustawie, a pozostałe umowy powinny być zawierane z zastosowaniem zasad uczciwej konkurencji, to jest na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty, chyba że szczególny charakter przedmiotu umowy uzasadnia zastosowanie innego sposobu wyboru kontrahenta. Odrębne przepisy mogą określać inne zasady zawierania umów.

   2.Wybór najkorzystniejszej oferty może być dokonany w formie przetargu pisemnego lub ustnego, licytacji, aukcji elektronicznej, konkursu ofert, porównania cenników, zapytania    o cenę, sondażu rynkowego, negocjacji z kilkoma oferentami lub w innej formie zapewniającej uczciwą konkurencję.

   3. Dokumentacja dotycząca zawarcia umowy powinna w sposób jednoznaczny dowodzić, że wybrana została oferta najkorzystniejsza lub, że niemożliwe było porównanie ofert.

 

   § 5. Osoba wykonująca czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego bądź innego postępowania lub czynności skutkującej zawarciem umowy, a także uczestnicząca w procesie merytorycznego odbioru przedmiotu umowy nie może jednocześnie być podwykonawcą w umowie zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania. Podwykonawcą nie może także być jej małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostająca w stosunku przysposobienia oraz jej

małżonek, a także osoba pozostająca we wspólnym pożyciu.

 

   § 6.1. Umowy cywilnoprawne powinny zawierać dokładne oznaczenie kontrahenta, w przypadku:

1)       osoby fizycznej, nie będącej przedsiębiorcą, mającej miejsce zamieszkania na terytorium

Rzeczypospolitej Polskiej w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych - imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL;

2)       przedsiębiorcy, którzy zarejestrowany jest na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – adresie

siedziby, numer NIP, numer REGON;

3)       osoby prawnej nie będącej przedsiębiorcą, który zarejestrowany jest na terytorium

Rzeczypospolitej Polskiej - adres siedziby, numer NIP;

 

     2. Dokładne oznaczenie pełnomocnika, jeśli działa w imieniu strony (wymagane jest załączenie pełnomocnictwa, jeśli nie wynika to wprost z przedstawionych dokumentów, o których mowa w pkt 1 ppkt.2 i 3).

 

     3. Potwierdzenie przez kontrahenta posiadania uprawnień niezbędnych do wykonania zobowiązań wynikających z umowy, udokumentowane stosownymi oświadczeniami, licencjami lub innymi dokumentami, jeżeli jest to związane z charakterem umowy i zgodne z prawem właściwym dla umowy, a nie wynika z treści oferty lub wniosku złożonych przez kontrahenta w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, którego wynikiem jest zawarcie umowy.

 

4.      Precyzyjny i wyczerpujący opis przedmiotu umowy (może zostać uszczegółowiony w formie załącznika do umowy, jeśli jest szczególnie skomplikowany, rozbudowany bądź zawierający normy o charakterze technicznym).

 

5.      Termin wykonania umowy lub termin, na jaki umowa została zawarta, przy zastosowaniu

poniższych zasad wynikających z prawa cywilnego:

1)       termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia;

2)       jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia  się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło;

3)       termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który

nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca;

4)       jeżeli termin jest oznaczony na początek, środek lub koniec miesiąca, rozumie się przez to pierwszy, piętnasty lub ostatni dzień miesiąca;

5)       termin półmiesięczny jest równy piętnastu dniom;

6)       jeżeli termin jest oznaczony w miesiącach lub latach, a ciągłość terminu nie jest wymagana, miesiąc liczy się za dni trzydzieści, a rok za dni trzysta sześćdziesiąt pięć;

7)       jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy, termin upływa dnia następnego.

 

6.      Określenie sposobu, miejsca i formy odbioru przedmiotu umowy lub wykonania umowy, wysokość wynagrodzenia z podaniem kwot brutto cyfrowo i słownie oraz terminu i formy płatności.

7.      Określenie okoliczności, warunków i formy rozwiązania, wypowiedzenia oraz odstąpienia d umowy, a także zmiany jej postanowień.

8.      Określenie kar umownych za niewykonanie, nienależyte lub nieterminowe wykonanie umowy przez kontrahenta, z uwzględnieniem jego zgody na potrącenie kar z należnego wynagrodzenia.

9.      Klauzulę o zachowaniu przez kontrahenta w tajemnicy informacji zawartych w umowie oraz uzyskanych w związku z jej realizacją, jeżeli jest to konieczne ze względu na specyfikę umowy.

10.  Zobowiązanie kontrahenta do udzielenia licencji lub przeniesienia autorskich praw majątkowych ze wskazaniem pól eksploatacji w zależności od przedmiotu umowy, jeśli wymaga tego interes jednostki.

11.  Wskazanie prawa właściwego dla rozstrzygania spraw nie uregulowanych w umowie.

12.  Określenie sposobu rozstrzygania sporów - poprzez wyrażenie przez strony woli ich ugodowego rozwiązywania, a dopiero gdyby okazało się to niemożliwe - wskazanie sądu powszechnego właściwego dla rozstrzygnięcia sporu.

13.  Wskazanie ilości sporządzonych egzemplarzy.

 

     § 7. W miarę możliwości w umowach unikać należy postanowień o wszelkich zobowiązaniach niekorzystnych ekonomicznie lub nieracjonalnych z punktu widzenia interesów Gminy Nowe.

 

    § 8. Umowa może zostać zawarta po jej pozytywnym zaopiniowaniu przez:

1) Radcę prawnego - pod względem formalnoprawnym;

2)       Skarbnika Gminy - w zakresie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczej                            

z planem finansowym;

3)       inne podmioty, jeżeli przepisy szczególne tak stanowią;

4)       akceptacja opiniowanej umowy następuje poprzez złożenie parafy na każdej stronieumowy oraz podpisu i pieczęci osoby opiniującej oraz daty na ostatniej stronie egzemplarza numer  2 umowy, który po podpisaniu umowy jest rejestrowany i przechowywany zgodnie z § 17.

 

     § 10. Nie wymagają uzyskania opinii radcy prawnego umowy sporządzone przez radcę prawnego zatrudnionego w jednostce podległej lub nadzorowanej.

 

    § 11. Zawarcie umowy może zostać poprzedzone negocjacjami z kontrahentem lub kontrahentami, w celu uzyskania jak najkorzystniejszej ceny.

 

    § 12.1. Zawarcie umowy oraz jej każdorazowa zmiana wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem umów, dla których wymagana jest forma notarialna lub inna przewidziana przez prawo miejscowe.

 

       2. Zmiana umowy dokonywana jest z zachowaniem wymagań oraz zasad opiniowania, rejestracji i przechowywania określonych niniejszym zarządzeniem.

 

    § 13. Każda umowa sporządzana jest w przynajmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron umowy.

 

   § 14.1.Wypłata wynagrodzenia przewidzianego umową uzależniona jest od potwierdzenia jej należytego i terminowego wykonania po dokonaniu odbioru przedmiotu umowy.

 

      2. Potwierdzenia dokonuje osoba, która umowę podpisała lub osoba upoważniona przez nią lub bezpośrednio w umowie wskazana do odbioru przedmiotu umowy.

 

3.W zależności od przedmiotu umowy potwierdzenie wykonania może mieć formę protokołu

odbioru, sprawozdania, zatwierdzenia sprawozdania lub adnotacji na fakturze (rachunku) wystawionej (wystawionym) przez kontrahenta i oznacza akceptację wykonania umowy. W przypadku dokonywania odbioru przedmiotu umowy w formie adnotacji na fakturze kontrahenta w opisie należy jednoznacznie stwierdzić, że przedmiot umowy został wykonany zgodnie  z postanowieniami umowy.

 

    4.W przypadku, jeżeli umowa nie została należycie i terminowo wykonana osoba upoważniona do odbioru odmawia potwierdzenia wykonania umowy i inicjuje podjęcie lub, jeśli ma takie uprawnienia, podejmuje działania przewidziane w umowie na wypadek jej nienależytego lub nieterminowego wykonania.

 

   § 15. Zawarcie  umowy, jak również  potwierdzenie  jej  wykonania  z  naruszeniem  zasad określonych w niniejszym zarządzeniu stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych. Przepisy kodeksu pracy o odpowiedzialności za wyrządzenie szkody pracodawcy stosuje się odpowiednio.

 

    § 16.1. Każda umowa podlega rejestracji niezwłocznie po zawarciu, a jej zarejestrowany oryginał  przekazywany jest do przechowania.

 

    2. Rejestry umów prowadzą upoważnieni pracownicy jednostek podległej lub nadzorowanych.

 

    3. Rejestr prowadzony jest na dany rok kalendarzowy w wersji elektronicznej.

 

    4. Rejestracja polega na nadaniu umowie numeru wynikającego z kolejności wpisu w rejestrze rocznym w danym roku kalendarzowym.

 

    5. Za wdrożenie systemu rejestracji umów do końca 2011 r. odpowiadają kierownicy poszczególnych jednostek.

 

§ 17.1. Zarejestrowane oryginały umów przechowywane są dla umów określonych w § 16 przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach finansowych.

 

     2. Za wdrożenie systemu przechowywania umów do końca 2011 r. odpowiadają kierownicy poszczególnych jednostek.

 

§ 18. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

                                                                                                                       Burmistrz

                                                                                                                  Czesław Woliński

 

 

[1] Zmiany do wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2010 roku Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835, Nr152, poz. 1020, Nr 238, poz.1578, Nr 257, poz. 1726.