Biuletyn Informacji Publicznej
Gmina Nowe : www.gminanowe.pl

z dnia 6 września 2011 r.

w sprawie zaciągania zobowiązań angażujących środki publiczne oraz wydatkowania środków publicznych.

     Na podstawie art. 3 w związku z art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.  o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.[1]), zarządzam co następuje:

      § 1. Niniejsze zarządzenie opracowano uwzględniając standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych zawartych w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dn. 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych – (Dz. U. MF Nr 15 poz. 84).

     § 2. Poprzez kontrolę wstępną należy rozumieć kontrolę obejmującą operację planowaną (zamiar działania, np. zamiar dokonania wydatku) i wykonywaną na podstawie dokumentów np. projektów umów, decyzji administracyjnych, porozumień, itp. powodujących powstanie zobowiązań finansowych oraz funkcjonującą w czasie zgłoszenia określonej potrzeby do momentu podjęcia decyzji.

     § 3.1. Podjęcie decyzji polegającej na zaciągnięciu zobowiązania i dokonania wydatku  ze środków publicznych poprzedzone jest wstępną kontrolą.

       2.Wstępna kontrola dokonywana jest przez upoważnionego pracownika i polega na ustaleniu:

1) związku pomiędzy wydatkiem poprzedzonym zobowiązaniem, a realizacją zadań przypisanych statutem / regulaminem organizacyjnym. W rozumieniu niniejszego zarządzenia wydatek celowy to wydatek niezbędny do wykonywania zadania przypisanego Regulaminem Organizacyjnym, który mieści się w planie finansowym;

2) czy zamierzony wydatek przyniesie zamierzony efekt;

3) odpowiednich procedur z ustawy Prawo zamówień publicznych przed dokonaniem wydatku.

      3.Uzasadnienie zaciągnięcia zobowiązania dokumentowane jest adnotacją upoważnionego pracownika poprzez

         opisanie celu – odpowiedzi na pytanie: dlaczego dokonano wydatku? -  i złożeniu podpisu na właściwym

        dokumencie źródłowym w rozumieniu przepisów ustawy  o rachunkowości.

      4.Wstępna kontrola przyszłych wydatków dokonywana jest na etapie tworzenia planu finansowego oraz

         bezpośrednio przed zaciągnięciem zobowiązania.

      5. Negatywna ocena celowości jest przesłanką do odstąpienia od zaciągnięcia takiego zobowiązania.

      § 4.1.Wstępna kontrola dokonywana jest od momentu zgłoszenia przez pracowników właściwych rzeczowo

         potrzeby, wniosku lub propozycji dokonania wydatku do momentu podjęcia stosownej decyzji przez

        Burmistrza Nowego.

2. Wstępna kontrola stanowi wynik wewnętrznej kontroli funkcjonalnej wykonywanej przez osoby upoważnione.

3.Do dokonania wstępnej kontroli zostają upoważnieni pracownicy w zakresie wykonywanych zadań wynikających z planu finansowego.

4.Ocena celowości związana jest z określeniem związku pomiędzy wydatkiem, a realizacją zadań statutowych. Wszelkie zaciąganie zobowiązań finansowych może być dokonywane wyłącznie     w celu realizacji zadań określonych w Regulaminie organizacyjnym oraz zgodnie z celami wskazanymi planem finansowym.

    § 5.1. Wstępnej kontroli wydatków dokonuje się na następujących zasadach:

1)       ocena celowości wydatków na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń oraz różne opłaty i składki dokonywana jest przez Skarbnika Gminy, a w razie nieobecności jest zastępowany przez Głównego Księgowego  i polega na ustaleniu adekwatności stanu zatrudnienia do zadań wynikających ze statutu i zgodności   z prawem;

2)       ocena celowości wydatków na paliwo do samochodów służbowych - dokonywana jest przez Kierownika Referatu Organizacyjnego i Zarządzania Kryzysowego, a w razie nieobecności jest zastępowany przez Sekretarza Gminy;

3)       ocena  celowości  wydatków  związanych  z  inwestycjami  i  remontami  dotyczącymi infrastruktury technicznej,  energii elektrycznej, , ulic, plac, chodników, dróg oraz wydatków związanych z bieżącym utrzymaniem dróg gminnych, a także oświetleniem ulicznym, oraz za administrowanie obiektami sportowymi dokonywana jest przez Kierownika Inwestycji Gospodarki Gruntami i Ochrony Środowiska, a w razie nieobecności jest zastępowany przez Inspektor ds. rolnictwa i ochrony środowiska, który ocenia realizację zadań zgodnie z zawartymi  umowami;

4)       ocena celowości wydatków związanych z zakupem środków czystości, materiałów biurowych dokonywana jest przez Kierownika Referatu Organizacyjnego i Zrządzania Kryzysowego , a w razie nieobecności jest zastępowany przez Sekretarz Gminy i polega na ocenie: przydatności środków czystości i materiałów biurowych do zapewnienia ciągłości wykonywania zadań;

5)       ocena celowości wydatków związanych z kulturą, kulturą fizyczną i turystyką dokonywana jest przez Zastępcę Burmistrza a w razie nieobecności jest zastępowany przez Sekretarza Gminy;

6)       ocena celowości wydatków związanych z dotacjami celowymi dla organizacji pozarządowych dokonywana jest przez Głównego Księgowego, a w razie nieobecności zastępowany przez Samodzielnego referenta w Referacie Budżetu i Finansów  i polega na ocenie realizacji zadań zgodnie  z zawartymi  umowami;

7)       ocena celowości wydatków związanych z remontami sprzętu i urządzeń oraz rozliczania wydatków dotyczących   ochrony przeciwpożarowej,  obrona  cywilna i opłaty pocztowe dokonywana jest przez Kierownika Referatu Organizacyjnego i Zrządzania Kryzysowego,  a w razie nieobecności jest zastępowany przez Sekretarza Gminy;

8)       ocena celowości wydatków związanych z ochroną środowiska, zagospodarowaniem przestrzennym, budownictwem i melioracji dokonywana jest przez Kierownika Inwestycji Gospodarki Gruntami i Ochrony Środowiska, a w razie nieobecności jest zastępowany przez Podinspektora ds. promocji i pozyskiwania środków pozabudżetowych polega na ocenie realizacji zadań zgodnie  z zawartymi  umowami;

9)       ocena celowości wydatków dotyczących gospodarowania mieniem komunalnym dokonywana jest przez Inspektora ds. gospodarki gruntami a w razie nieobecności jest zastępowany przez Kierownika Inwestycji Gospodarki Gruntami i Ochrony Środowiska ;

10)    ocena celowości wydatków na Funduszu Soleckiego dokonywana jest przez Głównego Księgowy  a w razie nieobecności przez Skarbnika Gminy;

11)    ocena celowości wydatków na zwrot podatku akcyzowego do ceny oleju napędowego dokonywana jest przez Inspektor ds. wymiaru podatku,  a w razie nieobecności przez inspektora ds. poboru;

12)    ocena celowości wydatków na obsługę Rady Miejskiej  dokonywana jest przez Inspektora ds. obsługi biura Rady Miejskiej,  a w razie nieobecności przez Kierownika Referatu Organizacyjnego i Zarządzania Kryzysowego;

13)    ocena celowości wydatków na promocję gminy dokonywana jest przez Zastępcę Burmistrza   a w razie nieobecności przez, Podinspektora ds. pozyskiwania środków z funduszy pozabudżetowych;

14)    ocena celowości wydatków na  szkolenia  dokonywana jest przez Sekretarza Gminy, a w razie nieobecności przez Referenta prawno-administracyjnego  i polega na działaniu zgodnym z planem szkoleń;

15)    ocena celowości wydatków na pobór podatków , odsetki od kredytów i pożyczek dokonywana jest przez Główny Księgowego a w razie nieobecności, przez  Samodzielnego  Referenta ds. księgowości budżetowej  i polega na ocenie realizacji zadań zgodnie z zawartymi  umowami.

2.    Pracownik właściwy rzeczowo składa swój podpis na dowodzie stanowiącym podstawę dokonania wydatku.

      3. Główny Księgowy dokonuje wstępnej kontroli wydatków według kryterium celowości, rzetelności, kompletności oraz gospodarności.

     4. Dokonanie przez Głównego Księgowego kontroli, o której mowa w ust. 3 udokumentowane musi być jego podpisem obok pracownika właściwego rzeczowo.

  5. Główny Księgowy korzysta z uprawnień wynikających z art. 54 ustawy o finansach publicznych.

   § 6.1. Wydatki ze środków publicznych mogą być ponoszone na cele i w wysokości ustalonych w planie finansowym.

     2.Wydatki dokonuje się zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.

     3.Wydatki ze środków publicznych powinny być dokonywane:

      1)   w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów  z danych nakładów

           oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

2)      w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;

3)      w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;

4)      na usługi, dostawy lub roboty budowlane umowy zawiera się na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych.

   § 7.1. Za celowe uznaje się wydatki związane z opłatami za abonament i rozmowy telefoniczne oraz zakup energii elektrycznej,  wody, gazu ziemnego  (należy uznać dokonanie sprawdzenia zgodności zużycia ze stanem licznika za wykonanie wstępnej oceny celowości wydatku).

2.  Na dowodach księgowych wydatków do których zawarto wcześniej umowy, porozumienia itp. należy umieścić adnotację dotyczącą zawartej umowy, porozumienia poprzez wskazanie jej numeru i daty zawarcia.

   § 8. Osoby dokonujące wstępnej kontroli obowiązane są przechowywać dokumentację wstępnej kontroli wydatków oraz sprawdzać dowody dokonania wydatków – oraz dokonywać oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem, co polega na ustaleniu rzetelności danych, celowości, gospodarności operacji gospodarczych wyrażonych w dowodach - i na dowód przeprowadzania tej kontroli opatrywać je własnoręcznym podpisem i datą.

  §  9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

                                                                                                     Burmistrz

                                                                                                Czesław Woliński

[1] Zmiany do wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2010 roku Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835, Nr152, poz. 1020, Nr 238, poz.1578, Nr 257, poz. 1726.